Sistema de gestão: quais funções são parceiras da sua loja?

Quando se pensa em um sistema de gestão dentro das redes e centrais, é comum termos uma visão muito geral das funcionalidades. Ou seja, como se elas atendessem apenas as demandas deste modelo associativo.

Contudo, ao optar por uma ferramenta de gestão específica para este ambiente, é possível ter acesso a módulos mais eficientes que tanto otimizam tempo e dinheiro da rede ou central como melhoram os processos do dia a dia.

Nesse sentido, queremos apresentar alguns recursos da Plataforma Inteligente da Área Central que proporcionam maior qualidade nas ações não só da rede, mas também do seu negócio. Continue a leitura!

Compras

O recurso de compras dentro do software de gestão possibilita automatizar importantes funcionalidades, dentre elas podemos mencionar os pedidos, catálogos e as demandas. Esse gerenciamento automatizado contribui expressivamente para uma maior execução das ações com eficiência.

Quando falamos em executar ações com qualidade, não se trata apenas de efetuá-las com assertividade nas informações, mas também no tempo. Ele pode ser um fator decisivo em uma negociação ou estratégia, concorda?

Então, o interessante deste e dos demais módulos do sistema de gestão é que, em alguns casos, ele possibilita realizar as operações de forma individual ou coletiva. 

Claro que o foco são as negociações conjuntas, mas, é possível você tirar proveito desta ferramenta para melhorar processos do seu negócio também.

Pensando então um pouco a respeito de como a plataforma de gestão pode contribuir nas atividades que dizem respeito a sua empresa, uma vantagem é que ele permite que você tenha uma visão micro de estratégias que podem impactar na sua atuação macro, ou seja, dentro da rede ou central e também no mercado.

Nesse sentido, vamos pontuar algumas funções que você pode efetuar dentro do sistema de gestão tendo como foco seu negócio:

Compras avulsas

É um módulo dentro do sistema que permite incluir compras manualmente. Como você já deve saber, as compras são realizadas em conjunto e passam pelo gestor da rede ou central. 

Nesta funcionalidade você precisa colocar no sistema sua demanda por um produto avulso para que os gestores recebam uma notificação. Caso seja notado que não é uma compra que precisa de um pedido junto aos demais associados, o gestor pode autorizar você efetuá-la individualmente.

Isso é muito relevante em momentos que você notar que existe uma procura recorrente por determinado produto e as compras efetuadas em conjunto não estão sendo suficientes. É um recurso que proporciona uma manutenção frequente do estoque sem prejudicar a fluidez das suas vendas.

Classificados

Quem nunca precisou lidar com o estoque com produtos parados? Esse recurso é um ótimo caminho se você tem interesse em ofertar um produto/serviço aos demais associados. 

Como o próprio nome sugere, ele é um classificado que permite que lojas negociem umas com as outras. Pequenas oscilações nas vendas podem acontecer e utilizar esse módulo vai facilitar na sua gestão em situações que um determinado produto está sobrando/faltando no seu estoque.

Como falamos das compras avulsas acima, uma dica seria primeiro verificar nos classificados se algum outro associado tem o produto que você precisa. Se ninguém tiver, você pode solicitar para ser feita uma compra avulsa. 

Claro, cada situação vai necessitar de uma abordagem diferente, mas você percebeu que pode tornar mais eficaz suas compras se fazer uso delas?

Demandas

Um outro recurso que colabora para o ganho de tempo e maior eficiência nas compras é o módulo de demanda. Através dele o gestor pode fazer um levantamento com você e os demais associados para identificar a quantidade estimada de determinado produto que vocês têm interesse em comprar. 

E como isso contribui individual e coletivamente? Ao levantar essa demanda, é possível trabalhar alguns caminhos como a estruturação de uma demanda normal ou uma demanda meta.

  • Demanda normal: é efetuada quando busca levantar a necessidade de cada associado. Isso com o intuito de identificar o potencial de compra da rede como um todo.
  • Demanda meta: nela existe uma pré-negociação com o fornecedor, onde os volumes de compras já estão estabelecidos e, de acordo com eles, o preço conta com variações.

Pedidos

Na função de pedidos é onde ocorre a oficialização da aquisição de produtos. É nesta etapa que é realizada a compra com o fornecedor que ganhou na cotação ou que apresentou mais vantagens. Entretanto, cabe ao gestor decidir qual é o fornecedor escolhido para atender as demandas cotadas.

Após a Central de Compras criar o pedido, ela pode enviar a vocês associados para que realizem o preenchimento. Depois que ele estiver tudo certo quanto a isso, a rede ou central irá encaminhar para o fornecedor para assim efetuar a compra dos produtos solicitados.

Claro, como já comentamos, você consegue gerar um novo pedido através da cotação ou ainda, existe a possibilidade de gerar um pedido manualmente.

Catálogos

Lembra do levantamento para identificar as demandas que vocês têm? Através da funcionalidade catálogo é possível gerar um pedido com fotos. Esse recurso permite que sejam efetuadas compras individualizadas, mas com uma negociação estabelecida pela central.

Muito semelhante a ferramenta de compras avulsas, a opção catálogo facilita muito pois você pode efetuar um pedido mais completo, já que pode colocar fotos. Contudo, é importante deixarmos claro que um pedido que é feito a partir do catálogo não pode ser alterado. 

Dica: Se você ainda não conseguiu entender com clareza a diferença entre demanda, pedido e catálogo, confira o vídeo clicando abaixo.

 

Cotações

A ferramenta de cotações do sistema de gestão permite que sejam orçados produtos com vários fornecedores a fim de identificar qual das ofertas é a mais interessante e assim, com quem será realizada a negociação.

Através dela o fornecedor pode estabelecer um preço sobre os produtos cotados. Você recorda que comentamos sobre o recurso de demanda? Após preencher essa “lista” de demandas dos associados, o gestor irá enviar para o fornecedor e ele irá preencher o valor de cada produto.

Depois de realizar essa pesquisa com mais de um fornecedor, é possível comparar valores e verificar qual deles tem um preço mais atrativo e rentável para todos da rede ou central.

Como já falamos ao longo do conteúdo, grande parte do foco está nas ações coletivas, mas você consegue tornar essas funcionalidades também parceiras das atividades dentro do seu negócio.

No caso deste módulo, ao efetuar cotações coletivamente, você tem maior facilidade para barganhar com fornecedores e pode economizar tempo.

Painel de Indicadores

Em outros conteúdos aqui do blog já mencionamos algumas vezes a importância que a mensuração dos resultados tem para negócios de qualquer tamanho ou segmento.

Nesse sentido, o indicador de desempenho é um valor quantitativo que possibilita ao negócio medir o que está sendo executado, sendo um recurso de gestão dentro da plataforma. Um ou mais indicadores contribuem para um gerenciamento mais adequado em busca de atingir metas.

De forma simplificada, os indicadores são informações que vão auxiliar na tomada de decisão com mais qualidade e agilidade. Ele permite fazer comparações, o que colabora para que sejam identificadas ações mais ou menos eficazes.

Dentro do painel de indicadores do sistema de gestão você pode definir também os seus, isso a fim de medir se o que vem sendo feito dentro deste modelo associativo e no seu negócio tem trazido os resultados pretendidos.

Ao ter estipulado os seus indicadores e ao avaliá-los junto com os da rede ou central, por exemplo, você pode encontrar pontos de melhoria para o seu negócio e, porque não, para este modelo associativo no qual você está inserido.

Contudo, para que eles possam lhe dar insights do que precisa ser feito ou aprimorado, é fundamental que essa estruturação seja consciente e que exista uma análise contínua da sua parte para verificar se tudo está fluindo conforme o planejado.

Dica: Se você quiser entender mais sobre essa funcionalidade, clique e assista o vídeo abaixo.

 

Relatórios

No recurso de relatórios você consegue acompanhar muitos outros dados e informações relacionadas às outras áreas da rede ou central.

Essa visualização permite que você também possa efetuar comparações entre esses dados e a evolução do seu negócio. Isso quer dizer que você pode visualizar informações específicas da sua empresa dentro deste modelo associativo.

Dentre algumas ações e processos que podem ser acompanhados nos relatórios podemos mencionar:

  • Vendas por associados (quanto que cada associado vendeu, de acordo com um determinado período)
  • Fidelidade de compras com fornecedores (é criado uma espécie de coluna que mostra o associado versus o fornecedor, a fim de identificar se eles estão ou não comprando de parceiros)
  • Notas Fiscais por período (você consegue visualizar todas as Notas Fiscais de compras avulsas de abril, por exemplo)
  • Compras pelo catálogo (esse relatório vai mostrar todas as compras efetuadas pelo catálogo)
  • Demandas (é um relatório que apresenta as necessidades de cada associado)
  • Fornecedores (é possível também visualizar os gráficos com o total de compras realizadas com cada fornecedor)
  • Pedidos (relatórios onde se pode ver o total de compras com diversos filtros para facilitar a análise dos dados)
  • Produtos mais comprados (ele permite que você visualize quais são os produtos que a sua rede ou central mais compra. Isso vai ajudar você a identificar se os produtos que você tem optado para a sua loja são os mais interessantes, por exemplo).

Análise dos relatórios

Neste recurso você consegue visualizar diversos relatórios com inúmeros dados que podem contribuir para ideias e insights de gestão para o seu negócio. Quer um exemplo?

Com o relatório das compras avulsas você pode ter uma visão de todas as compras que fez em X período e com esse dado consegue identificar a demanda por determinado produto. Se você notar que a aquisição desse produto é recorrente, vale a pena mapear isso e tentar encaixar nas compras conjuntas

Isso vai otimizar seu tempo e, quem sabe, irá oportunizar descontos maiores que talvez você não teria ao efetuar nas compras avulsas.

Essa visão estratégica é essencial para alcançar o crescimento não só no mercado, mas dentro da sua rede ou central. Ao utilizar um sistema de gestão, muitos dados podem ser transformados em informações valiosas. Entretanto, cabe a você utilizá-lo e incentivar o uso dele dentro deste ambiente associativo.

E então?

Você viu que apresentamos as funcionalidades dentro do recurso de compras, falamos sobre os indicadores de desempenho e os relatórios. Esses são só alguns módulos e ferramentas que podem e vão colaborar para trazer avanços ao seu negócio e a rede ou central como um todo.

A segurança nos processos e nas informações geradas vão otimizar seu tempo tornando as tomadas de decisões muito mais eficazes.

Aqui pontuamos as funções que mais podem ser trabalhadas em seu benefício também. Contudo, existem outras que vão lhe auxiliar trazendo resultados ou feedbacks não esperados.

Como já pontuamos em outros conteúdos, um sistema de gestão pode transformar o gerenciamento micro e macro dos associados de uma rede. 

Entretanto, é necessário que todos se dediquem para nutrir esta ferramenta a fim de que ela permita que realizem o cruzamento de dados e assim surjam novas visões sobre as informações que aparentemente não diziam nada.

Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Entre em contato conosco! 

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