Otimizar o tempo nos processos da empresa

Saiba como otimizar o tempo nos processos da sua empresa

É muito comum que em diversos momentos da gestão de uma empresa exista a sensação de falta de tempo e recursos para atender as demandas, o que pode comprometer suas atividades e consequentemente a posição perante o mercado de maneira severa.

Nesse cenário, é imprescindível dar ênfase ao fato de que a gestão adequada de tempo tem grande impacto nos resultados obtidos.

Ao longo do texto, serão apresentadas diversas medidas que podem ser empregadas em busca do aprimoramento, seja em empresas de instalações elétricas ou de qualquer outro setor.

Entre as principais vantagens de uma gestão adequada, é válido citar:

  • Redução do estresse
  • Amenização da necessidade de ajuste
  • Potencialização da qualidade
  • Aumento da lucratividade.

Benefícios como esses podem fazer toda a diferença, especialmente ao considerar a competitividade do mercado. Além do mais, é importante ter cautela com a priorização da quantidade, pois quando se fala em otimizar o tempo, é preciso alinhar qualidade, custos e quantidade.

Os principais fatores que atrapalham a produtividade

Antes de apresentarmos maneiras de otimizar o tempo nas empresas, é interessante abordarmos alguns aspectos que recebem grande destaque ao tratar-se do comprometimento da produtividade, tais como:

1) Reuniões em excesso

De uma forma geral as reuniões são positivas para as empresas, principalmente com propostas de alinhar ideais, encontrar soluções e analisar resultados.

Todavia, o excesso de reuniões pode prejudicar a produtividade, pois há determinados pontos que podem ser tratados de formas distintas.

É válido que exista o reconhecimento da necessidade de realizar uma reunião, além de qual é a melhor maneira de conduzi-la. Isso sem comprometer grande parte do tempo da jornada de trabalho e sem aberturas para distrações.

2) Procrastinação

A procrastinação é um comportamento muito observado no dia a dia e que pode comprometer qualquer tipo de tarefa.

Isso se deve ao fato de que procrastinar corresponde ao ato de adiar e dessa maneira, tanto os prazos quanto a qualidade podem ser comprometidos.

Para exemplificar, pode-se citar uma empresa de transporte de máquinas em que um profissional precisa solicitar uma revisão de equipamentos.

Se este colaborador procrastinar, poderá enfrentar maiores dificuldades para planejar-se, buscar uma empresa de confiança e alinhar o serviço na data estipulada com a organização necessária.

3) Falta de organização

Em partes, a ausência de organização está relacionada com falhas de comunicação, mas há outros parâmetros que devem ser considerados.

Um ambiente corporativo desorganizado, que envolve posições, espaço disponível, barulho em excesso e disposição inadequada das informações são exemplos.

Dessa forma, além de grande potencial para elevar o estresse dos colaboradores, há grande perda de tempo com o comprometimento da concentração, detecção de dados, entre outros aspectos.

4) Uso de redes sociais

Se por um lado as redes sociais são favoráveis para compartilhar informações e outros recursos relacionados com a socialização, também há questões negativas no uso, uma vez que excessos e o contato em momentos indevidos podem comprometer a produtividade.

Por mais que esse seja um recurso amplamente apontado, é interessante analisar que o engajamento dos colaboradores também possui grande impacto no cenário.

Da mesma forma que há empresas mais liberais e com uma boa gestão de tempo, existem corporações que inserem medidas restritivas e ainda contam com dilemas.

Naturalmente, há áreas que inviabilizam o uso dos aparelhos e por isso as medidas restritivas são mais rígidas, como para os profissionais de uma empresa de segurança do trabalho que realizam inspeções em prédios comerciais.

São questões relacionadas principalmente com o fato de que apenas um aspecto dificilmente resolverá ou atrapalhará todo o cenário da administração de tempo e que é algo muito relativo, sendo sempre necessário averiguar a forma de atuação da empresa e particularidades de maior destaque de cada área. 

Por exemplo, uma empresa de sublimação pode focar em diversas questões e apresentar resultados satisfatórios, da mesma forma que empresas do mesmo ou de outro segmento podem apostar nas mesmas medidas e não obterem o mesmo desfecho.

Dicas para otimizar o tempo da gestão

É possível implementar uma gestão de tempo eficaz e investir continuamente em melhorias. Há alguns pontos que exigem atenção nas corporações e estão relacionados com práticas que podem tornar o cotidiano de todos mais produtivo. Entre eles, é possível citar:

  • Identificação de prioridades
  • Planejamento e disciplina
  • Mapeamento de falhas
  • Delegação de tarefas estratégicas.

Entender quais são as prioridades é um dos pontos principais, pois a partir das definições, é possível obter um melhor direcionamento.

Por exemplo, se um fabricante de caixas de papelão categoriza a análise de recursos financeiros para determinado período, é preciso que exista comprometimento para atender primeiramente essa necessidade.

Esse tipo de detecção auxilia até mesmo em um planejamento mais objetivo, uma vez que existe a clareza de qual é o foco. Nesse caso, é fundamental ter disciplina com tudo o que for estabelecido, caso contrário o tempo investido para planejar será em vão.

Basta imaginar um profissional que atua no controle de qualidade de uma fábrica de garrafas pet e já definiu suas prioridades, juntamente com um planejamento. No entanto, em sua rotina e-mails, redes sociais, telefonemas e outras atividades que não correspondem ao que deveria ser atendido são realizadas.

A sensação ao final da jornada de trabalho certamente será de que o dia não foi o suficiente para realizar o que era almejado e/ou de frustração. Por esse motivo, mapear as principais dificuldades no âmbito pessoal e profissional é imprescindível.

Em relação aos processos corporativos, identificar de forma clara quais são os problemas de maior destaque nas ações evita o gasto de tempo com os mesmos erros e consequentemente pode aprimorar os resultados alcançados.

Além desses aspectos, delegar tarefas adequadamente em uma equipe é de grande importância para aprimorar o fluxo de trabalho. O ideal para delegar é que exista atenção na distribuição de tempo, mais precisamente, na divisão de tarefas ao longo do dia ou da semana de uma forma que potencialize a motivação e foco dos colaboradores.

As ferramentas de maior destaque

Diferentes recursos podem ser aplicados em prol da otimização do tempo e além das dicas apresentadas anteriormente, a tecnologia pode ser uma grande aliada, inclusive para complementar tais recomendações por meio da automatização dos processos.

Um exemplo que recebe grande visibilidade neste cenário é um software chamado de CRM (Customer Relationship Management), que têm como principal funcionalidade gerenciar as relações da empresa com os consumidores. Para isso, os procedimentos são devidamente organizados e automatizados.

Se uma empresa que oferece treinamento de EPI ou de qualquer outra área, deseja um acompanhamento preciso de seus clientes, um software como esse pode ser uma opção vantajosa.

Isso se deve ao fato de que as opções encontradas viabilizam grande praticidade para o registro de dados e cadastros.

Uma das grandes vantagens é que as informações são centralizadas, o que otimiza muito tempo e evitar grandes transtornos. Ainda mais, esse tipo de disposição dos dados permite uma visão mais ampla dos negócios e consequentemente, decisões pautadas em dados mais completos e sólidos.

Já a ferramenta que recebe o nome de Google Analytics apresenta recursos de grande visibilidade nesse cenário. É ideal para empresas que investem na promoção de suas plataformas sendo uma das opções encontradas para averiguar e acompanhar os resultados. 

Anteriormente foi citado que o mapeamento de falhas contribui com a gestão do tempo e esse tipo de ferramenta pode ser vantajosa para analisar quais são os pontos de maior destaque nas estratégias e quais necessitam de ajustes.

Como escolher uma ferramenta?

Entre as diversas alternativas digitais encontradas no mercado, é preciso considerar as particularidades da empresa para assegurar uma escolha adequada. Além desses fatores, o fornecedor, recursos, adaptabilidade e necessidade de atualização também devem ser averiguados na ferramenta a ser empregada.

Naturalmente, os benefícios serão alcançados com base em uma boa decisão, caso contrário, a ferramenta implantada pode causar grandes prejuízos, tanto financeiros quanto em relação ao tempo investido. Este é um fator que só reforça a necessidade de procurar por um recurso que disponha de um período de teste.

Por exemplo, na busca de um sistema para restaurante, almejando tornar mais rápida a gestão financeira, é preciso analisar a capacidade da ferramenta de arquivar e organizar dados, controle de estoque, tipo de suporte da ferramenta e se a extração de relatórios pode ser efetuada com facilidade.

Apesar dessas ferramentas, é interessante que exista também a motivação dos colaboradores, afinal, com os recursos apresentados para a otimização do tempo nos empreendimentos, pode-se perceber que muitos pontos estão relacionados com a cultura organizacional.

De qualquer forma, cada profissional deve buscar quais são os maiores obstáculos ao se tratar da administração de tempo.

É fundamental que a comunicação seja clara entre a equipe e os gestores para que uma solução realmente viável seja buscada de acordo com as particularidades do setor.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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