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Gestão de documentos na era digital

Já reparou como é difícil controlar uma quantidade enorme de papéis e documentos físicos dentro de uma empresa? A equipe perde tempo para organizar, gerenciar e acessar arquivos impressos. Se um documento desaparecer, o negócio pode ser alvo de multas ou processos trabalhistas. Com o surgimento dos documentos digitais e a possibilidade de digitalização de documentos físicos, é possível armazená-los em plataformas ou nuvem, com um banco de dados extremamente seguro. Conheça aqui os novos meios de gestão de documentos empresariais!

Tendência do mercado

Por incrível que pareça, os órgãos públicos brasileiros são os que estão na frente no processo de informatização de documentos e dados. O formulário físico de declarações de Imposto de Renda, por exemplo, não é usado mais. Notas fiscais eletrônicas e processos judiciais em meio digital já são uma realidade. A assinatura no papel está sendo substituída por certificação digital como o E-CPF e E-CNPJ. Todos sendo utilizados por órgãos como o Tribunal de Justiça, a Receita, Pessoas Físicas e Jurídicas.

As organizações privadas também passaram a integrar seus documentos em banco de dados e em servidores de órgãos competentes. Além disso, estão promovendo uma integração com sua respectiva contabilidade, utilizando plataformas digitais para arquivar documentos internos eletronicamente.

gestão de documento

Gestão e Organização de Documentos

Toda empresa lida com uma grande quantidade de documentos que, cedo ou tarde, precisarão ser consultados. Se eles forem guardados sem um critério de armazenamento, cada nova consulta demandará muito tempo, esforço e corre-se o risco de não encontrar nunca mais a informação desejada. Confira algumas dicas para organização de documentos empresariais, começando pelos impressos – pois sabemos que é muito difícil eliminar 100% estes exemplares.

Impressos

Quanto mais moderna a empresa, menos papel ela utiliza. Relatórios, comunicados, notas fiscais, orçamentos, quase tudo é produzido, enviado e armazenado virtualmente. Porém, muitas vezes, há contratos com assinatura, documentos impressos e outros, cujos originais precisam ser guardados.

Para armazenar qualquer coisa com coerência, é fundamental que se crie um padrão. Primeiro, divida os documentos em categorias e subcategorias. Por exemplo, uma gaveta para notas fiscais (categoria 1) e uma pasta para cada cliente (subcategoria). Uma dica interessante é manter também cópias digitais de cada documento e armazená-los em pastas e subpastas que obedecem a mesma hierarquia dos arquivos impressos. Dessa forma, se você precisar consultar apenas uma informação, vai encontrá-la mais rapidamente no computador. Caso precise do papel original e não lembra em que pasta está, pode utilizar a busca virtual pelo nome do arquivo e, então, localizá-la mais facilmente o documento impresso (já que terão o mesmo nome).

E-mail

Engana-se quem acha que o e-mail é apenas uma ferramenta de comunicação. O histórico de mensagens é uma fonte essencial de dados. Se tudo for  acumulado e desorganizado na caixa de entrada, informações podem se perder.

Atente-se: sempre que um e-mail contiver um anexo importante, salve-o imediatamente no respectivo diretório (computador ou nuvem). As mensagens podem ser arquivadas em pastas feitas dentro do próprio serviço e é possível utilizar a mesma lógica de organização do arquivo de impressos: categorias e subcategorias.

Além disso, é fundamental não deixar a caixa de entrada uma bagunça, com muitos e-mails acumulados, tente sempre responder todos o mais rápido possível. Um erro comum é deixar mensagens menos prioritárias como não lidas e, ao botar o olho nelas, pensar “depois eu respondo”. O tempo passa, as pendências se amontoam e, depois, vai precisar de um expediente inteiro para resolvê-las. Além de que uma mensagem importante pode estar perdida entre as que você “deixou para depois”. Manter a rotina organizada também faz parte da gestão de documentos!

Nuvem

O melhor ambiente para armazenar os documentos e informações que transitam pela sua empresa é na nuvem. Não consome espaço do seu computador, o compartilhamento dos arquivos é mais fácil e a segurança e a organização são maiores. A dica principal para isso é controlar toda a administração da empresa na nuvem, utilizando um sistema de gestão online. Este pode integrar controle de vendas, estoque, entradas e saídas, emissão de notas fiscais, tudo em apenas uma plataforma.

Benefícios de organizar seus documentos de forma digital

  • Praticidade na hora de analisar informações necessárias dentro do documento;
  • Eficiência na busca de documentos, registros e arquivos importantes;
  • Economia de espaço físico, que pode ser utilizado para outros fins;
  • Mais segurança que o papel, em durabilidade e restrição de acesso;
  • Padronização e organização dos seus documentos e de seus clientes;
  • Compartilhamento de forma rápida e prática com clientes e colaboradores.

Computador

O HD do computador também é uma alternativa para armazenar documentos. Em alguns casos é conveniente ter determinado quais serão salvos no disco rígido, mesmo que a nuvem seja uma opção mais compartilhável e segura. Se você optar pelo HD, ainda que para apenas itens específicos, procure manter os arquivos sempre atualizados e organizados.

Dica: nunca deixe um arquivo que é importante para outros funcionários apenas em um computador. Todos os colaboradores devem saber que não podem manter documentos importantes armazenados apenas no seu HD. A melhor orientação é após baixar e conferir um anexo do e-mail, imediatamente arquivá-lo no ambiente correspondente na nuvem. Esse procedimento deve ser feito também quando houver uma atualização no arquivo.

Política de organização de documentos

Relacionado com o tópico anterior, é claro que não adianta você saber como organizar os documentos se os demais colaboradores não tiverem a mesma postura. Essa é uma tarefa que deve ser realizada e mantida em conjunto. Para isso, deve haver um manual básico com orientações claras e objetivas sobre a lógica da organização de cada tipo de documento dentro da empresa: um POP (procedimento operacional padrão). Assim, se um funcionário for desligado ou pedir demissão, seu substituto não ficará completamente perdido.

Com uma rotina de organização de documentos bem estabelecida, você vai ver que a gestão da empresa ficará muito mais eficiente. Se sua empresa ainda não possui uma política de organização, não tenha preguiça de iniciar o projeto de uma. É um tempo investido que será retornado em organização, produtividade e segurança.

Confira este infográfico com a validade dos principais documentos para empresas