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Principais fatores que prejudicam a gestão das Centrais de Compras

Uma Central de Compras é fundamentada no cooperativismo, assim como uma Central de Negócios. A gestão dela não é apenas responsabilidade do gestor, mas de todos os associados que a integram. Existem, sim, questões que só podem ser colocadas em prática por ele, porém quando todos buscam conhecimento das negociações e compras, mais fluidez e menos erros ocorrerão.

Neste texto falaremos sobre os principais fatores que prejudicam a gestão das Centrais de Compras e dicas de como estes fatores podem ser revertidos em boas práticas. Vamos lá!

ESPÍRITO COLETIVO

O espírito coletivo está totalmente atrelado ao cooperativismo, sendo assim, podemos dizer que ele o define. Sendo empreendedor único, é preciso criar um certo desprendimento de ideias praticadas até então. Existem ações que são muito bem-vindas na gestão unitária como um todo, já que as decisões só cabem a você. Se empreendeu com mais um ou dois sócios, você sabe que precisa dividir com eles todos os assuntos, e as resoluções precisam ser discutidas por todos.

cooperação-uniãoNa Central de Compras, se assemelha a segunda questão, só que em proporções maiores. A falta de espírito coletivo é um dos fatores que prejudicam a gestão. Entendemos que a mudança do pensamento individualista para um raciocínio grupal demanda tempo. Mesmo assim, é fundamental que como associado, você se empenhe em pensar e agir como o todo.

Na hora de realizar a compra de um determinado produto, por exemplo, não compre apenas se você estiver precisando, faça pesquisas e dialogue com os demais se eles têm essa mesma demanda ou se a maioria vai optar por um produto similar, pois pode ser mais vantajoso na questão do preço que o seu. Pensar coletivo não é só proveitoso para os outros, mas também para você.

COMPROMETIMENTO

Outra questão muito importante, que dificulta a gestão, é a falta de comprometimento. Você não deve apenas atender a todos os quesitos estabelecidos pela Central para fazer parte dela. Vai muito além disso. Seu negócio pode até estar de acordo com as regras, mas após isso, é preciso que você vista a camisa da Central.

De certa forma, ela se tornou seu segundo negócio, seu segundo investimento. Por isso ela não pode e não consegue seguir adiante sem o seu empenho.

Participar de reuniões, comissões de compra e grupos de trabalho lhe deixa informado sobre tudo, e o torna mais presente na vida da Central. Atender às decisões tomadas em assembleia e praticar a fidelidade e transparência com os parceiros mostra que você está engajado na busca pelo sucesso, não só seu, mas do conjunto. Agir com respeito aos padrões da marca coletiva e desenvolver a padronização da fachada do seu negócio torna a Central mais assertiva e alinhada, mostrando visualmente o comprometimento integral.

PONTUALIDADE

Fazendo uma rápida conexão com a vida pessoal: ela flui bem sem a pontualidade? Você consegue realizar todas as suas tarefas no dia a dia sem estabelecer hora? Definindo o que vai ser feito em cada momento, você otimiza tempo e agiliza suas obrigações.

Na vida profissional não é diferente. Hoje você consegue gerir seu negócio sem ser pontual? Ou a agenda é quase sua melhor amiga?

pontualidade-relógioNa Central, a falta de pontualidade afeta o seu trabalho e dos demais. Se você programou a aquisição dos produtos necessários no dia 25, e a compra será efetivada no dia 26, é imprescindível que você o faça no dia definido (no caso, dia 25). Isso é pontualidade. Todas as tarefas que ficarem sob sua responsabilidade, procure resolver dentro do prazo. Lembre-se que na Central está tudo conectado, uma ação reflete na outra e assim por diante.

NUTRIÇÃO DO SOFTWARE

Essa questão é válida não apenas para a Central de Compras como para a Central de Negócios. A Central possui (ou deveria ter) uma plataforma para realizar todas as ações cabíveis ao fluxo dela, mas ele, o software, não otimiza as tarefas se não possui dados. Um sistema não consegue trazer seus benefícios se não for utilizado e alimentado com informações de forma frequente.

A plataforma da Área Central, por exemplo, tem várias ferramentas de diálogo na aba de comunicação. Possui ainda a aba de cadastros, compras, financeiro e a aba de relatórios, e tudo isso precisa ser sustentado com muita informação.

O abastecimento frequente dos dados na plataforma facilita o acesso dos outros associados. Além disso, otimiza tempo na busca de informações e tomadas de decisão, e permite, por exemplo, visualizar produtos que faltam ou que sobram. Assim, diminui custos desnecessários e melhoram o poder de negociação através do controle de compras já efetuadas.

COMUNICAÇÃO

Esta já era de imaginar que seria mencionada aqui. Segundo estudos, 80% dos problemas corporativos são provenientes de falhas de comunicação. Como não insistir nela com o relato de uma informação como essa?

Quanto mais pessoas fizerem parte de um negócio, seja uma Central de Compras, uma Rede de Negócios ou até mesmo uma empresa que não tenha conexão com nenhuma delas, é fundamental haver o máximo de comunicação possível.

notebook-comunicaçãoA infinidade de meios de comunicação facilita e muito a conversa eficiente entre todos os interessados. Mas, cuidado! Se cada um da Central resolver dialogar por um meio diferente, informações importantes vão se perder no caminho.

O software da Área Central, como mencionado acima, possui ferramentas diversas para realizar a comunicação.

Para existir uma conversação saudável, é importante que seja definido entre todos, quais os meios utilizados para determinadas situações. Um exemplo: o chat para realizar reuniões on-line e o e-mail para formalizar compras. Todos sabem onde devem se comunicar, de acordo com a necessidade da tarefa.

CONCLUSÃO

Falamos dos principais fatores que prejudicam a gestão nas Centrais de Compras: falta de espírito coletivo, de comprometimento, de pontualidade, de nutrição do software e de comunicação. Estes não são todos, no dia a dia você pode encontrar muito mais, até mesmo problemas específicos.

É primordial que você como gestor ou associado (lembra que todos são responsáveis pelo sucesso da Central?) dedique um tempo para identificar possíveis problemas. Após listá-los, desenvolva ou busque soluções. Assim, sua Central de Compras vai trilhar um caminho mais lapidado para o sucesso!

Precisando de uma ajuda com a sua Central de Compras? Fale conosco!