Como usar as informações estratégicas fornecidas pelos sistemas

No cenário atual dos negócios, não se pode negar a importância da tecnologia para o desenvolvimento das empresas. A maneira de lidar com as informações teve que mudar para os negócios se adequarem ao ambiente competitivo e não ficarem para trás na corrida pelo sucesso empresarial.  Um desses artifícios está no uso de informações como fonte estratégica para a tomada correta de decisões. Quando as redes utilizam o software Área Central, ficam registrados muitos dados no sistema que podem ser usados como base para ações estratégicas. Possuir os dados corretos e centralizados é o primeiro passo para trabalhar com a inteligência empresarial. Saiba mais sobre isso aqui!

Transforme dados em informações

Possuir os dados é importantíssimo! Possuir um sistema que tá dá acesso fácil a eles é ainda mais importante. Porém, dados por si só não possuem grande relevância. Eles sozinhos não fornecem interpretação ou qualquer outra base inteligente para a tomada de decisão. Ou seja, dados são apenas a matéria-prima para a criação da informação! Se você possui acesso aos dados, mas não sabe o que fazer com eles, a energia gasta para colher essas informações foi em vão.

Só obtemos alguma informação relevante quando conseguimos interpretar, analisar e relacionar os dados para algo que faça sentido para as pessoas ou o negócio. De nada valem as inúmeras informações colhidas pelas empresas/redes, se não dermos um tratamento adequado a elas e as transformamos em resultado, o que é chamado de processo de inteligência organizacional (ou Business Intelligence). “O conhecimento é inútil para gerentes até ser convertido em ações” Peter Drucker.

O que é Business Intelligence?

BI (Business Intelligence) é um processo, um conjunto de técnicas e conceitos que tem como objetivo “entregar a informação certa para a pessoa certa no tempo certo”. BI dá suporte à tomada de decisão1 O termo Business Intelligence, ou inteligência empresarial (inteligência de negócios), refere-se ao processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte a gestão de negócios. É o conjunto de teorias e tecnologias que transformam uma grande quantidade de dados brutos em informação útil para tomadas de decisões estratégicas.

Geralmente, as primeiras fontes de informação são coletadas dentro das próprias empresas. Depois, as segundas fontes de informações incluem as necessidades do consumidor, o processo de decisão do cliente, as pressões competitivas, as condições industriais relevantes, os aspectos econômicos e tecnológicos e as tendências culturais. O software da Área Central auxilia na coleta de dados internos das Centrais de Negócios, a respeito das preferências dos associados, bem como dos dados referentes à alguns fornecedores, transporte e clientes.

Papel do gestor

O profissional que atua com BI deve se atentar a alguns detalhes importantes para obter bons resultados. Ele deve ter capacidade de detectar oportunidades de negócios e associar seus levantamentos numéricos a eventos de sucesso. Detectar as tendências e associá-las aos objetivos de seus clientes, promovendo seus produtos e serviços, ou mesmo incrementando sua gestão interna. Não há uma receita de bolo e nem uma garantia de que seus resultados serão satisfatórios, porém as boas práticas de BI reduzem os erros e possibilitam conhecer os padrões comportamentais de associados, funcionários, fornecedores e clientes.

A quais empresas BI se aplica?

Engana-se quem pensa que BI é somente para as grandes empresas! As corporações de pequeno e médio porte necessitam de BI para otimizar o trabalho da organização, reduzir custos, eliminar a duplicação de tarefas, permitir previsões de crescimento da empresa e contribuir para a elaboração de estratégias. Na grande maioria das vezes, as empresas enquadradas como pequenas, não precisam de sistemas de alto investimento, com milhares de relatórios e gráficos. A quantidade de dados e informações é proporcional ao tamanho do negócio, mas não deixa de existir e ter seu valor. Se a empresa manter boas práticas de BI desde seu início, ficará mais fácil manter o padrão ao longo do seu crescimento e a inteligência empresarial será incorporada como algo intuitivo dentro do negócio.

Softwares facilitam o processo de gestão

Muitos são os softwares que fornecem relatórios gerenciais às empresas. Eles são importantes para garantir à administração da empresa informações adequadas ao controle global de suas operações. Estas informações tornam-se fundamentais para a empresa manter-se competitiva a cada dia. Os relatórios, que englobam dados variados e cruzamento de informações, auxiliam na visão estratégica do negócio, possibilitando um maior conhecimento para a tomada de decisão.

Contar com a tecnologia para captar os dados e depois organizá-los é fundamental ao processo de gestão. As informações coletadas devem ser comparativas, confiáveis, geradas em tempo hábil e no nível de detalhe adequado. Quanto maior o valor da qualidade da informação, maior a probabilidade de acerto na tomada de decisão. A tomada de decisão como ação gerencial é a essência da administração, pois consiste na busca do caminho a ser seguido para alcançar o melhor resultado final.

Exemplo do Sistema Área Central

Para um gestor de uma central de compras, por exemplo, é maravilhoso poder conhecer o histórico de compra de todas as empresas associadas, de forma rápida e sem depender de integrações ou interferência dos associados. A Área Central percebeu essa vantagem e essa necessidade e desenvolveu uma ferramenta, dentro do seu sistema, para tornar a coleta destes dados possível.

Através da captura das informações contidas das Notas Fiscais eletrônicas (Nfe) dos associados, o sistema mostra ao gestor dados importantes sobre o que cada associado está comprando, inclusive as compras individuais que não passam pela central. Com base nesses dados, o gestor pode ter acesso a inúmeras informações relevantes e que auxiliarão na sua gestão. A análise dos dados permite conhecer a curva ABC de consumo dos associados, planejar as compras, saber quais associados estão conseguindo comprar melhor, barganhar com os fornecedores, etc.

E esse é apenas um exemplo dos dados coletados pelo sistema Área Central sendo usados para a tomada de decisões e desenvolvimento empresarial. Quer saber mais sobre dados de compras das Centrais de Negócios sendo usados de forma estratégica? Leia a matéria completa sobre isso aqui.