Centrais de negócios: transformando dados de compras em informações estratégicas

O controle sobre os dados de compras geralmente é muito importante para os gestores de empresas e, mais ainda, para os gestores de redes associativas (ou centrais de negócios). Em 2016, a Área Central realizou uma pesquisa com seus clientes e uma das perguntas questionava: “Quais recursos do sistema (oferecido pela Área Central) você considera mais relevante para a sua rede?” Como pode ser observado abaixo, as respostas com percentuais mais altos (acima de 60%) são as que estão relacionadas às compras: Gestão de Compras, Gráficos e Relatórios de Volume de Compras e Monitor de Compras dos associados. Ou seja, há um interesse muito grande por parte dos administradores em saber e controlar melhor as informações relativas às compras da sua rede. Mas, tendo acesso a esses dados, o que fazer com eles? Saiba aqui como utilizar essas informações de forma estratégica para sua empresa!

Respostas dos clientes da Área Central
Figura 1 Respostas dos clientes da Área Central sobre recursos mais relevantes do sistema

Centrais de Compras

O trabalho principal da Área Central é criar sistemas para gestão de compras, especialmente para compras conjuntas, muito comuns nas centrais de negócios. O associativismo presente nas Centrais de Negócios (redes de empresas), busca crescimento e fortalecimento, é uma solução para enfrentar de forma mais competitiva e eficiente as dificuldades encontradas na atividade individual. A união aumenta a oportunidade para os pequenos empresários, pois permite a divisão de riscos e de custos. E um dos maiores benefícios dessa união está justamente na realização de compras coletivas pois, em conjunto, é possível comprar em um volume maior e garantir melhores preços.

No entanto, é preciso uma organização muito boa para realizar uma compra que envolva várias empresas e tudo funcionar conforme o planejado. O Sistema criado pela Área central garante essa organização, realizando um gerenciamento de forma muito prática, profissional e eficiente. Mas, para além disso, é essencial que as informações a respeito dessas compras sejam utilizadas, com o passar do tempo, de forma mais estratégica: para antecipar possíveis necessidades ou controlar verbas recebidas de fornecedores, por exemplo.

Pensando nisso, a Área Central desenvolveu uma ferramenta dentro do seu sistema que, através da captura das informações contidas das Notas Fiscais eletrônicas (NFe) dos associados, o sistema mostra ao gestor informações importantes sobre o que cada associado está comprado, principalmente compras individuais que não passam pela central. Por que isso é tão interessante?

Para quê servem os dados?

Basicamente e de forma muito resumida, os dados servem para dar aos gestores a chamada visão de 360º do perfil de cada associado da rede. Mas ele deve ser responsável e perspicaz para utilizar esses dados da forma correta! Os dados devem ser utilizados de forma estratégica para melhorar a qualidade, gestão e resultados para todos os integrantes da rede, sem expor nenhum dos componentes da mesma.

“O conhecimento é inútil para gerentes até ser convertido em ações”.  Peter Drucker

A Área Central inventou uma forma de colher os dados sobre compras, que é uma ideia genial, porém sem transformar dados em informação, informação em conhecimento e conhecimento em ações é impossível garantir o ROI (Return over Investment / Retorno sobre o Investimento). Ou seja, se você possui acesso aos dados, mas não sabe o que fazer com eles, a energia gasta para colher essas informações foi em vão. E, dentro do mundo dos negócios, energia gasta à toa é perda de tempo e dinheiro. Em outras palavras: prejuízo!

Sendo assim, se ficarem só soterrados em uma montanha de dados, sem usá-los de forma inteligente, a maioria dos administradores de redes estará muito longe de deter o conhecimento de quem são seus associados, como pensam e se comportam. E, portanto, estarão também longe de atingir bons resultados para toda a rede e associados com base nestes dados. Dados em si não têm relevância, não fornecem interpretação, nem qualquer base “inteligente” para a tomada de decisão. Dados são apenas a matéria-prima para a criação da informação!

Um dado só se torna informação quando existe um contexto para que ele faça algum sentido para as pessoas. Dessa forma, só obtemos alguma informação quando conseguimos interpretar, analisar e relacionar esses dados. Um relatório cheio de números pode não trazer qualquer informação para mim ou para você, mas pode carregar informações valiosas para quem souber interpretá-lo, avaliar o seu conteúdo implícito e relacioná-lo com outros dados. Esse é o processo básico para a obtenção de informações e pontapé inicial para as ações.

De nada valem as inúmeras informações colhidas para as empresas/redes, se não dermos um tratamento adequado a elas e as transformamos em resultado, o que é chamado de processo de inteligência organizacional. Esse processo significa, em sua essência, transformar dados em informação, informação em conhecimento, conhecimento em ação, ação em negócio e negócio em dinheiro.

Sistema da Área Central

Para um gestor de uma central de compras, é “praticamente um sonho” poder conhecer o histórico de compra de todas as empresas associadas, de forma rápida e sem depender de integrações ou interferência dos associados. Sob essa demanda que a Área Central desenvolveu uma ferramenta, dentro do seu sistema, para tornar isso possível.

Através da captura das informações contidas das Notas Fiscais eletrônicas (Nfe) dos associados, o sistema mostra ao gestor dados importantes sobre o que cada associado está comprando, principalmente compras individuais que não passam pela central. Segundo Jonatan da Costa, diretor da Área Central, “com esses dados o gestor poderá ter inúmeras informações relevantes, tais como conhecer a curva ABC de consumo de seus associados, planejar as compras, saber quais associados estão conseguindo comprar melhor, barganhar com os fornecedores e potencializar seu trabalho como gestor. Além disso, poderá extrair custos e rotas dos fretes pagas para compreender melhor o impacto disso em sua logística.” Além de todos esses benefícios, a rede ainda cumpre sua parte legal, que é de armazenar essas notas em formato XML em local seguro e organizado. Esse é um exemplo de sucesso de como transformar dado em informação, informação em conhecimento, conhecimento em ação e ação em lucratividade para o negócio!

Conheça o sistema